Funciones específicas de Word de gran utilidad para la traducción

Word nos propone algunas funciones muy útiles para la traducción. Yo las conozco a todas porque me gusta mucho la edición de textos y, en mi opinión, el aspecto ortotipográfico de la traducción es muy importante. Sin embargo, las funciones de Word no solo nos permiten mejorar la presentación del trabajo, sino también nos ayudan en la traducción y dejan ahorrar tiempo. J No voy a describir las funciones tan obvias como inserción de imágenes y objetos en un documento o creación de índice porque el nuevo Word (las versiones desde 2007) es muy “intuitivo” y fácil para el usuario y permite encontrar esas funciones muy fácilmente en la barra de arriba. Quiero describir las funciones más avanzadas, un poco mas difíciles, y seguramente no tan conocidos y populares.

1.      “Buscar y reemplazar”.

Es muy útil por ejemplo para:

·         cambiar una o varias palabras en todo el documento por otra(s)

·         buscar los errores más frecuentes que hacemos o que hacen otros (si estamos corrigiendo)

·         buscar dobles espacios y sustituirlos por uno

·         cambiar o quitar el formato de carácter (por ejemplo de negrita a cursiva o subrayar algunos fragmentos).

Todas las funciones bien descritas y explicadas se puede encontrar en la pagina de Microsoft Office, aquí: http://office.microsoft.com/es-es/word-help/buscar-y-reemplazar-texto-u-otros-elementos-HP005189433.aspx

También, en el articulo “Using MS Word’s Advanced Find and Replace Function” de Tibor Környei se presenta algunas opciones más avanzadas e interesantes. Haciendo el trabajo para la calificación seguí las instrucciones del autor y me ayudaron mucho a la hora de hacer los ejercicios. Las funciones descritas por el autor fueron totalmente nuevas para mí, pero al mismo tiempo muy útiles (sobre todo la te sustituir los dobles espacios por uno) y creo que volveré a usarlas en otros textos traducidos. El artículo se encuentra aquí: http://translationjournal.net/journal//15msw.htm

2.      Revisión ortográfica y gramatical

Normalmente Word detecta la lengua automáticamente (sin embargo podemos hacerlo también mecánicamente en la barra de abajo) y busca los errores subrayando palabras erróneas en rojo. Si hay varias opciones (por ejemplo caminara y caminará) intenta “entender” el contexto y subraya la palabra en azul o verde (depende de la versión) proponiendo la versión más adecuada. La corrección se emplea haciendo clic con el botón derecho del ratón. El programa nos propone palabras correctas dentro las que tenemos que elegir la adecuada. Algunas palabras cambia automáticamente, sin subrayado (por ejemplo cuando olvidemos el acento o cambiemos el orden de las letras) que facilita mucho el trabajo. Sin embargo, después de elaborar un texto podemos revisar la ortografía y gramática (pestaña Revisar) otra vez. Esta función nos indica donde, por ejemplo, deberíamos poner una coma o incluso cambiar alguna palabra, si no la ha detectado antes (por ejemplo “los” cambiar a “las”). Además, si Word no conoce alguna palabra (en mi caso no conoce la palabra “ortotipográfica” y la subraya en rojo) la podemos añadir al diccionario para que sea reconocible en otros documentos. Como hacerlo esta explicado con detalles en la pagina ya mencionada de Microsoft Office: http://office.microsoft.com/es-es/word-help/elegir-el-funcionamiento-de-la-revision-ortografica-y-gramatical-HP010354280.aspx?CTT=1#_Toc260387886

3.      Conversión de archivos

Fragmento del texto de nuestra profesora María José López Chollet (en “TIC para traductores”): “El traductor debe saber cómo convertir distintos tipos de archivos (p. ej. archivos de Word en archivos de texto), con el objeto de poder trabajar con software especial de traducción tales como bases de datos de terminología, memorias de traducción, etc.

Guardar un archivo como solo texto (texto sin formato) significa que el contenido textual del documento se guarda como una serie de códigos de carácter. 

Los documentos guardados de este modo pierden toda información de formato excepto la información más básica. Solo se conservarán las tabulaciones y los saltos de párrafo, pues estos elementos se codifican como caracteres.”

Entre las opciones se puede elegir “guardar sin formato” o simplemente guardar como formato diferente (por ejemplo .pdf). Nuestra elección depende de las necesidades, o sea, para que necesitamos el texto. Por un lado, si elegimos la opción “guardar sin formato” (“Guardar como” del Icono de Office) podemos incluso seleccionar la codificación (por ejemplo Unicode). El texto guardado “sin formato” después nos puede ayudar en manipular el contenido del mismo en varios programas diferentes (como programas de alineación de documentos o memorias de traducción). Por otro lado, podemos convertir el texto al formato .pdf. En este formato no se puede hacer cambios, sirve solo para imprimir o leer en línea más fácilmente. Para guardar un texto en formato .pdf hacemos lo mismo que antes: la

opción “Guardar como” del Logotipo de Office, y seleccionamos de la lista PDF o XPS.